Sonntag, 19 Februar 2012 00:00

Grundlagen des Projektmanagements

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1.1    Was ist ein Projekt? Welche Teilaufgaben sind im Rahmen des Projektmanagements zu erfüllen und welche Phasen durchläuft ein Projekt?

Ad Definition:

Ein Projekt ist ein einmaliges komplexes Vorhaben mit einem Definierten Anfang, einem definierten Ende und mehreren Beteiligten Personen. Es ist die Gesamtheit aller Aktivitäten, die notwendig sind, um innerhalb einer bestimmten Zeit mit festgelegten Mitteln ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Projekte beschäftigen sich mit der Bearbeitung komplexer, einmaliger und neuartiger Aufgabenstellungen jenseits vom Tagesgeschäft (siehe Auflistung unten).

  • Einmaligkeit
  • Zielvorgabe
  • Zeitliche Begrenzung
  • Begrenzung finanzieller, personeller und anderer Art
  • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben ( jenseits des Tagesgeschäftes)
  • Projektspezifische Organisation (s.u.)

Ad Projektmanagement (PM) und Teilaufgaben:

Das Projektmanagement beschreibt ein umfassendes Organisations- und Führungskonzept, das es ermöglicht, komplexe Vorhaben termingerecht und in hoher Qualität durchzuführen.

Die DIN Norm 69901 definiert das Projektmanagement als Gesamtheit von:

  • Führungsaufgaben
  • Führungsorganisation
  • Führungstechniken
  • Führungsmittel zur Abwicklung eines Projektes.

 Es enthält alle Werkzeuge zur Planung, Koordination, Steuerung und Controlling des angestrebten Vorhabens, es ist  eine methodische Gestaltung von Prozessen.

Aufgaben:

  • Personalakquisition
  • Aufgaben und Kompetenzverteilung
  • Projektmarketing
  • Projektkommunikation und Dokumentation.
  • Projektressourcenmanagement
  • Projektpromotion und Projektauftrag
  • Projekt-Risikomanagement.

 

1.2    Welche unterschiedlichen Formen der Projektorganisation kennen Sie? Nennen Sie jeweils Vor- und Nachteile?

Die in die Projektarbeit eingebundenen Personen teilen ihre Arbeitszeit zwischen ihrer Routinetätigkeit (in den Stammorganisationen) und der Arbeit im Projektteam, in welchen auch unterschiedliche Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse gelten. 

Stabsprojkektorganisation:

Ein Projektmanager übt über eine Stabsfunktion OHNE Weisungsbefugnis aus. Er verfolgt den Ablauf des Projektes (Koordination) und berät den Vorgesetzten über durchzuführende Maßnahmen. Die Linienorganisation des Unternehmens bleibt somit erhalten, Entscheidungen trifft  die Unternehmensleitung.

Reine Projektorganisation:

Alle projektbezogenen Kompetenzen werden formell an den Projektmanager übertragen, alle an der Durchführung eines Projektes beteiligten internen Organisationsteilnehmer werden dem Projektmanager unterstellt.

 Matrix-Projektorganisation:

Zwei Kompetenz- und Verantwortungssysteme werden miteinander verbunden. Die Projektmitarbeiter sind fachlich der Projektleiter unterstellt, ihren Linienvorgesetzten sind sie disziplinarisch unterstellt.

 D-Pool-Organisation:

Die Projektleiter rekrutieren ihre TEAMS aus fachlich gruppierten Personenpools. Die Poolmanager sind nicht für die ordnungsgemäße Projektausführung sondern für die „Zurverfügungstellung“ qualifizierter Spezialisten zuständig.

Beurteilung von Projetktorganisationsformen: 

Kriterien

Stab-PO

Matrix-PO

Reine PO

Einbringen neuer fachlicher Kenntnisse

groß

Groß

gering

Bedeutung für das Unternehmen

gering

groß

sehr groß

Projektumfang

gering

groß

sehr groß

Unsicherheit der Zielerreichung

gering

groß

sehr groß

Technologie

Standard

kompliziert

neu

Zeitdruck

gering

mittel

hoch

Projektdauer

kurz

mittel

lang

Komplexität

gering

mittel

hoch

Bedürfnis nach zentraler Steuerung

mittel

groß

sehr groß

Mitarbeitereinsatz

nebenamtlich

Teilzeit

vollamtlich

Projektleiterpersönlichkeit

wenig relevant

qualifizierte PL

sehr professionelle PL

 

1.3  Welche Probleme treten häufig in Projekten auf?  
  • Zielvorgaben:

 

Das magische Dreieck beschreibt sehr gut sowohl die Zusammenhänge als auch die wichtigsten Faktoren, die zu einem erfolgreichen PM führen.

o    Die Zielsetzung muss klar umrissen sein

o    Ein realistisches und dem Projekt angemessenes Buget

o    Realistische Zeitplanung (Zeitvorgaben sind notwendig), abhängig von der Größe des Projektes.

  • Rahmenbedingungen:

 

o    Reaktion der Betroffenen

    • Öffentlichkeit
  • Projektorganisation, Rollenverteilung:
    • Interessenskonlflikte innerhalb des Teams als auch durch andere Projekte (oder Abteilungen)
    • Entscheidungskompetenzen (abhängig von Projektorganisationsstruktur, siehe dort)
    • Mitarbeiter werden nicht freigestellt, oder sind in andere Projete auch eingebunden,
    • Autorität
  • Projektplanung und – durchführung
    • Phasenablauf (siehe Auflistung)
    • Methodische Probleme
    • Technische/organisatorische und menschliche Probleme
    • Aufwandschätzung
  • Projektkontrolling:

 

o    Kontrolle des Projetktes  (auch der Teiletappen ) in den punkten Ziel, Buget, und Zeit (magisches Dreieck) (hartinger hats beschrieben als sachlich, finanziell, zeit)

o    Keine Reviews

  • Informationsflüsse und Dokumentation:

 

o    Kommunikationsanteil

o    Projektinterner Informationsfluss,

o    Dokumentenverwaltung/ Ablage

 

1.4    Was versteht man unter Risikomanagement in Projekten?

Risikomanagement in Projekten ist die gezielte Auseinandersetzung mit möglicherweise im Verlauf des Projektes auftretenden Risiken. Dabei erfolgt die ziffernmäßige Bewertung des Risikos nach der Formel

Risiko = (erwarteter) Schaden x Eintrittswahrscheinlichkeit

Zweck ist jedoch nicht allein die Bezifferung des erwarteten Schadens sondern vielmehr der Versuch durch Identifizierung die Risiken überschaubar zu machen und aktiv an der Vorbeugung derselben zu arbeiten.

1.    Risikoanalyse: identifizieren und bewerten

2.    Risikogestaltung: Strategien und Maßnahmen zur Vorbeugung

3.    Risikocontrolling (Überwachung und Maßnahmensetzung

4.    Risikodokumentation: Projektevaluierung, Erfahrungstransfer

 

1.5    Welche Methoden und Tools können im Rahmen des Projektmanagements verwendet werden?

Es gibt eine große Vielfalt möglicher Projektmanagement-Tools. Wichtig ist es, ein  ausgewogenes Verhältnis zwischen Projektgröße und Mitteleinsatz zu finden (Überbürokratismus vermeiden).

Grundlage jeden Projektes ist der Projektauftrag (klar definiert, schriftlich!!)

Im Lasten (Grobkonzept) und Pflichtenheft (Detailkonzept) werden die Anforderungen an das Projekt definiert

Im Projektstrukturplan wird das Projekt in Teile zerlegt „How to split the elephant“.  Kann Objekt-, Tätigkeits- oder Phasenorientiert erfolgen.

Im Balkenplan können die einzelnen Teilprojekte in übersichtlicher Form auf einer Zeitschiene dargestellt werden,  auch Abhängigkeiten sieht unter den Teilen sind gut erkenntlich. Als Teilziele sind Meilensteine zu empfehlen -> Motivation der Mitarbeiter, Kontrollpunkte, Abrechnungsmöglichkeit.

Beispiel einer Software:      MS Projekt

 

1.6    Was ist die Netzplantechnik? Wozu wird die Netzplantechnik verwendet? Was versteht man unter einem kritischen Weg?

Ermöglicht die grafische Darstellung von Ablaufstrukturen und veranschaulicht logische und zeitliche Aufeinanderfolge von Vorgängen. Verwendete Verfahren:

  • Vorgangspfeilnetz -> unser Übungsbeispiel Vorgang durch Pfeile, Zustand vorher und nachher durch Knoten
  • Vorgangsknotennetz
  • Ereignisknotennetz

Der kritische Weg beschreibt den optimalen (schnellsten) Projektverlauf, Pufferzeiten werden minimiert.

 

1.7    Erläutern Sie die Bedeutung der Planung für Projekte?

Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen ist eine gute Planung notwendig. Dazu ist die Erstellung eines Projektplans notwendig. Der Projektplan ermöglicht die Umsetzung der Projektziele in die Realität und ermöglicht die Kalkulation der anfallenden Kosten (z.B. Personalkosten oder Materialkosten).

Der Projektplan sollte ausnahmslos alle Aktivitäten beschreiben, die für das Projekt durchgeführt werden müssen. Es gilt das Planungsprinzip der „Vollständigkeit“ und „Schriftlichkeit“.

Zu Beginn eines Projekts empfiehlt es sich eine Analyse des Projektumfelds durchzuführen. Dabei sollten folgende Fragen gestellt werden:

Welche Kräfte in der Organisation werden das Projekt unterstützen, welche werden es hemmen?

Welche Einflussfaktoren ergeben sich aus dem Umfeld?

Auf welche Informations- und Kommunikationskanäle kann das Projekt zurückgreifen?

Bei der Projektplanung wird in folgenden Schritten vorgegangen:

a.

Auflistung aller zur Erreichung der Projektziele notwendigen Aktivitäten

Projektstrukturplan

b.

Anordnung der aufgelisteten Aktivitäten in eine zeitliche Reihenfolge und Unterteilung in Etappen (Meilensteinprinzip)

Projektphasenplan

c.

Konkrete Zuordnung zu den aufgelisteten Terminen, Kosten bestimmen (Personal, Zeit und Finanzen)

Projektablaufplan und Kostenabschätzung

 

Projektstrukturplan: ( how to split the elephant )

  • enthält alle Aktivitäten, aber ohne Termine (alle to do’s bis hin zu den Arbeitspaketen)
  • beschreibt, was durchzuführen ist

Projektphasenplan:

  • teilt das Projekt in grobe Zeitabschnitte / Phasen (Meilensteine) ein
  • beschreibt, welche Ereignisse bis zu den einzelnen Meilensteinen vorliegen müssen
  • Meilensteine markieren den Übergang von einer Projektphase in die nächste, sie können erst überschritten werden, wenn die verknüpften Anforderungen tatsächlich erfüllt wurden
  • wertvolle Hilfe bei der Projektüberwachung

Projektablaufplan:

- listet alle Vorgänge in eine sinnvolle Reihenfolge der Erledigung mit frühest- und letztmöglichen Anfangs- und Endzeitpunkten (inkl. Pufferzeiten)

- beschreibt, wann was gemacht wird.

- wichtigstes Steuerungsinstrument während der Umsetzungsphase eines Projekts

1.8    Was sind SMARTE-Ziele und warum werden sie derart formuliert?

Projektteams brauchen SMARTe Ziele, um erfolgreich arbeiten zu können. Ein Ziel ist nur dann S.M.A.R.T., wenn es die nachfolgenden fünf Bedingungen erfüllt.

S Spezifisch (Ziele müssen eindeutig definiert sein (nicht vage, sondern präzise wie möglich)

M Messbar (Ziele müssen messbar sein – Messbarkeitskriterien)

A Attraktiv (Ziel ist anspruchsvoll genug, um für die Zielerreichung zu motivieren)

R Realistisch (Ziel muss erreichbar sein)

T Terminiert (zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe)

SMARTe Ziele sind notwendig, um dem Projekt eine klare Richtung zu geben und damit  einen erfolgreichen Abschluss zu erreichen.

 

1.9    Zeigen Sie anhand eines Beispiels die Verwendungsmöglichkeiten einer SWOT-Analyse?

Die SWOT Analyse ist ein weit verbreitetes Instrument der Situationsanalyse. In ihr werden die Stärken-Schwächen Analyse und die Chancen-Risiken Analyse vereint. Zunächst werden alle Informationen für die beiden zugrunde liegenden Analysen benötigt. Da die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eingeschätzt werden sollen, ist es sinnvoll diese Arbeit in einem Team zu lösen. Dadurch können subjektive Einschätzungen weitgehend unterbunden werden.

 

Beispiel: Projektvorschlag für die Einführung eines ganzheitlichen Pflegesystems

Stärken (Strengths)

Vorhandene Qualifikation des Pflegepersonals

Bereits besuchte Fortbildungen zu diesem Themengebiet von Seiten der Pflegekräfte

Schwächen (Weaknesses)

Bisher fehlende Fortbildung des ärztlichen Teams zu ganzheitlichen Pflegesystemen

Chancen
(Opportunities)

Erhöhung der Patientenzufriedenheit

Steigerung des Wettbewerbsvorteils

Gefahren
(Threats)

Auftretende Konflikte mit den Schnittstellenpartnern und damit steigende Belastungen beim Pflegeteam

Mangelnde Ressourcen im Pflegeteam aufgrund der derzeitigen  EDV-Umstellung

Letzte Änderung am Sonntag, 29 Juni 2014 19:52

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